El enemigo de las organizaciones: reuniones sin metas ni roles definidos

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Ya perdimos demasiado tiempo el año pasado en reuniones estériles. Largas, mirando el teléfono, garabateando ideas sin mucha definición, diciendo lo que hay que decir para zafar, contando los minutos para dejar esa sala de reunión. Sin embargo, esos encuentros (intra equipo, con clientes, socios) pueden ser grandes momentos de trabajo, pero para eso tendremos que abandonar unos cuántos malos hábitos y adquirir nuevas prácticas.

La reunionitis afecta en mayor o menor medida a cada empresa del mundo. Según una investigación de la publicación Research Digest de la British Psychologycal Society sólo en los Estados Unidos se mantienen más de 11 millones de reuniones al día que generan pérdidas anuales de más de 32 mil millones de dólares. Esto preocupa y mucho a los líderes globales como Mark Zuckerberg, que durante 2015 estableció dos reglas de oro que aumentaron la productividad de cada encuentro en Facebook.

La primera, quien convoca la reunión debe mandar materiales relevantes con anterioridad suficiente a cada asistente. Estos, a su vez, deben estudiarlos para poder asistir al encuentro a trabajar sobre el material. Esto es distinto a imprimirlo camino a la salita mientras termina de calentarse el agua para el mate o a empezar a pensar allí ideas para un evento o lanzamiento. Hay un trabajo personal previo y necesario para que el encuentro grupal dé sus frutos. Suena bastante lógico y hasta obvio, pero el que tenga reuniones así que avise que armamos un premio a la productividad y aplaudimos entre todos.

Otro implacable de la preparación para las reuniones es Elon Musk. En el sitio de preguntas y respuestas Quora varios empleados han publicado de manera anónima que se preparaban por semanas para poder contestar sus preguntas de seguimiento de los proyectos. "Si no sabías la respuesta, buena suerte y adiós". La búsqueda de efectividad de las reuniones llevó a Larry Page, uno de los fundadores de Google, a trazar una guía de cómo debían ser las reuniones. El primer ítem es designar a un tomador de decisión para cada encuentro.

La segunda regla de oro en la mega red social es hacer explícito el motivo del encuentro. Zuckerberg le pide a sus gerentes que anuncien la intención de la reunión desde el comienzo y siempre se empieza con esta pregunta: ¿Estamos aquí para tomar una decisión o para tener una discusión sobre un tema? Sheryl Sandberg, Chief Operation Officer y mano derecha del fundador de Facebook contó en su blog que camino a las salas de reunión los empleados pueden leer carteles como Muévete rápido y rompe cosas, Hecho es mejor que Perfecto y su favorito Priorización Implacable que es el modo en el que ella esquematiza su agenda diaria día y la idea que la organización tiene sobre las reuniones.

Otro error que se lleva nuestro tiempo en las reuniones es escuchar demasiado al que habla más fuerte que los demás. Según estudios de la Universidad de Utah nos resulta muy difícil distinguir entre expertos en los tópicos por los que se genera la reunión de entre los más extrovertidos que se adueñan del encuentro. Según estas investigaciones confiamos en aproximaciones erradas como que el interlocutor sea extrovertido y buen orador en vez de prestar real atención al contenido del mensaje. Que se diga más fuerte no quiere decir necesariamente que se diga lo correcto.

Si a todo esto le sumamos dejar los teléfonos celulares a un lado por el tiempo que dure la reunión, (ya existen estacionamientos para celulares con cargadores y diseño atractivo para las salas de reuniones) tendremos, sin dudas, un año con reuniones más efectivas y productivas.